ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ได้ให้คำจำกัดความ “หนังสือราชการ” ไว้ว่า เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ เช่น หนังสือที่กระทรวงต่างประเทศมีไปถึงทำเนียบรัฐบาล มีไปถึงที่ปรึกษานายกฯ หรือไปถึงหน่วยงานซึ่งมิใช่เป็นของราชการก็ตาม หนังสือนี้ยังแบ่งออกเป็น ๖ ชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายในและหนังสือสั่งการ เป็นอาทิ ที่เราเห็นกันอยู่บ่อย ๆ ปั๊มตราครุฑบ้าง ไม่ได้ปั๊มบ้าง นั่นขึ้นอยู่ว่าเอกสารนั้นเป็นแบบพิธีการมากน้อยอย่างไรนั่นเอง หนังสือที่ต้องการให้มีการปฏิบัติรวดเร็วทันใจเป็นพิเศษตั้งแต่การจัดส่งและการดำเนินการทางสารบรรณ ต้องประทับตราความรวดเร็ว ซึ่งแบ่งเป็น ๓ ประเภท หรือ ๓ ความเร็ว คือ